Privatlivspolitik

Gældende fra den 1. august 2018

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger
Venskabsforeningen Danmark-Bhutan er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning. Du kan altid kontakte foreningen og dennes datakontaktperson:

• Kontaktperson: Jan Mogensen
• Mail:bhutan.dk@gmail.com
• Hjemmeside:www.bhutan.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende almindelige personoplysninger:
Navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, mailadresse.

Foreningen behandler ikke nogen følsomme personoplysninger

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).
Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

• At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger.
• At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig.
• At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger.
• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger.

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:

• At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev.
• At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem.
• At vi kan koordinere og håndtere opgaver i foreningen.
• At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende.
• At administrere din relation til foreningen.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:

• At kunne overholde regnskabsloven.
• At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen.
• At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke
Ved indmeldelse gives samtykke til at vi behandler data om dig i henhold til ovennævnte formål og legitime interesser. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til formål, der går ud over det der er beskrevet ovenfor. F.eks. skal der ved lukkede møder gives samtykke til publicering af billeder med personer der er genkendelige.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – fx til brug for markedsføring – uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Ifølge regnskabsloven opbevarer vi data om kontingentbetaling og evt. refusion af udgifter i fem år. Efter denne periode sletter vi oplysninger om dig.

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på medlemmer, til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder
Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt).
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret).
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse).
• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt).
• Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring.
• Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet).

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet (https://www.datatilsynet.dk) – over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændre privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst på denne side. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside